CULTURA DE AHORRO EN LAS EMPRESAS: TIPS PARA SU IMPLEMENTACIÓN

 

Cultura de ahorro es un concepto general que abarca todos los aspectos en los que una empresa gasta recursos como materiales, humanos, financieros y energéticos.

Sin embargo, este término ha tenido un importante significado en los departamento de compras y finanzas, en vista de que la palabra “ahorro” se ha concebido como la acción de separar una parte de los ingresos que obtiene una persona o empresa con el fin de guardarlo para su uso en el futuro.

Por ende, cuando esto se aplica en una empresa, y específicamente en el departamento de compras, significa establecer estrategias o acciones claves para controlar, guardar y aprovechar la mayor cantidad de recursos económicos y materiales para:

• Disminuir los costos de producción y gastos administrativos.
• Tener suficiente líquidez o efectivo circulando.
• Incrementar el capital de trabajo.

A continuación, te explicaremos 3 tips para implementar una cultura de ahorro en tu empresa, más aún en medio de esta situación que atravesamos.

1. Establece políticas de control de costos y gastos.

Estos procesos buscan identificar las salidas de dinero vinculadas a la producción de bienes y servicios (costos), así como a la administración y a las operaciones de la empresa (gastos) con el objetivo de diseñar estrategias de ahorro.

A través de políticas de control de costos y gastos puedes crear un marco legal para:

• Planificar compras
• Estimar costos. 
• Identificar compras innecesarias.
• Comparar cotizaciones.
• Diseñar estrategias de ahorro.
• Detectar fraudes en el departamento de compras.

Sin embargo, existen otras formas de ahorrar indirectamente los costos de tu empresa. Entre ellas, se encuentra el establecer también normativas para el uso eficiente de la energía, el agua, los recursos físicos y los ambientales, un ejemplo muy claro: apagar las luces y ordenadores cuando no estén en uso.

Al final de mes, los gastos administrativos relacionados al pago de servicios básicos puede reducirse considerablemente a través de políticas de ahorro de este tipo.

2. Capacita a tu equipo en materia de ahorro.

La cultura de ahorro empieza desde el hogar, sin embargo es importante diseñar programas de capacitación relacionadas a la gestión eficiente de recursos tantos personales como empresariales.

El objetivo es crear una mayor conciencia sobre los beneficios del ahorro en múltiples dimensiones, haciéndole entender a tu equipo la importancia que tiene que implementen esta visión en cada una de las transacciones comerciales, y en el uso de cualquier tipo de recurso fuera y dentro de la empresa.

3. Alinea tu ciclo de compras con las políticas de ahorro.

El ciclo de compras comprende las etapas por las que debe atravesar tu empresa para adquirir un producto o servicios. Entre ellas se encuentra: 

• Solicitud de orden de compra
• Aprobación de la orden.
• Envío de la orden a los proveedores.
• Recepción de cotizaciones por parte de los proveedores.
• Realización y aprobación de facturas.
• Recepción de la mercancía.

Cabe destacar que el proceso de compras es mucho más complejo y extenso. Por lo que un paso clave para implementar una cultura de ahorro en tu empresa, es alinear tu ciclo de compras con las políticas de ahorro y control de costos diseñadas. ¿Cómo llevar esto a la práctica?

• Revisa muy bien los inventarios y el estatus de los productos que hacen falta para no crear solicitudes de compras de cosas innecesarias.
• Compara las cotizaciones o los presupuestos enviados por los proveedores para escoger aquellos que sean más económicos.
• Digitaliza y automatiza el ciclo de compras para ahorrar dinero en papel e impresiones de documentos: órdenes de compra, facturas, acuses de recibido, entre otros.
• Designa límites de gastos por departamento o categoría de compra.
• Paga a tiempo las facturas enviadas para garantizar futuras negociaciones y créditos de pago.